Verwerkersovereenkomst

1. Onderwerp en duur

De verwerking vindt plaats zolang de klant gebruikmaakt van Takto en voor zover nodig voor afwikkeling, beveiliging, back-ups, wettelijke verplichtingen of verzoeken rond export en verwijdering.

2. Aard en doel van de verwerking

Takto verwerkt persoonsgegevens om de SaaS-dienst te leveren: klantenbeheer, leveranciersbeheer, planning, opdrachten, uren, offertes, facturen, documenten, bedrijfsmiddelen, gebruikersbeheer, beveiliging en support.

3. Soorten persoonsgegevens en betrokkenen

• Betrokkenen: gebruikers van de klant, medewerkers, contactpersonen, klanten, leveranciers en andere personen die de klant in Takto vastlegt.
• Gegevens: namen, contactgegevens, bedrijfsgegevens, adressen, documentgegevens, planninggegevens, factuurgegevens, notities, rollen, technische logs en geuploade documenten.
• Bijzondere gegevens: Takto is niet bedoeld voor het structureel opslaan van bijzondere persoonsgegevens. De klant voorkomt invoer daarvan, tenzij dat noodzakelijk en rechtmatig is.

4. Instructies van de klant

1. Takto verwerkt persoonsgegevens alleen volgens deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en redelijke schriftelijke instructies van de klant.
2. Als een instructie volgens Takto in strijd is met de AVG of andere privacywetgeving, meldt Takto dat aan de klant.
3. Takto verwerkt gegevens niet voor eigen commerciele doeleinden buiten het leveren, beveiligen, onderhouden en verbeteren van de dienst.

5. Vertrouwelijkheid

Personen die namens Takto toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden aan vertrouwelijkheid of vallen onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

6. Beveiliging

Takto neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder HTTPS, toegangsbeperking, tenant-scheiding, veilige wachtwoord-hashing, logging, back-ups en zorgvuldig beheer van productieomgevingen.

7. Subverwerkers

De klant geeft algemene toestemming voor het gebruik van subverwerkers die nodig zijn voor de dienst. Takto blijft verantwoordelijk voor de naleving van deze overeenkomst door subverwerkers.

• Hetzner Online GmbH: cloudhosting, databasehosting en bestandsopslag binnen de Europese Economische Ruimte, met servers in Helsinki, Finland.
• Resend (Plus Five Five, Inc.): verzending van noodzakelijke account-, service- en opt-in-e-mails. Resend kan daarvoor e-mailadressen, berichtinhoud en technische aflevergegevens verwerken.

Bij wezenlijke wijzigingen in subverwerkers informeert Takto de klant. De klant kan bezwaar maken als een wijziging aantoonbaar onredelijke privacyrisico's oplevert.

8. Internationale doorgifte

Takto richt hosting en primaire opslag in binnen de Europese Economische Ruimte. Voor e-mailverzending via Resend kan verwerking in de Verenigde Staten plaatsvinden. Takto gebruikt daarvoor passende AVG-waarborgen, zoals een verwerkersovereenkomst met standaardcontractbepalingen en/of Data Privacy Framework-certificering voor zover van toepassing.

9. Datalekken

1. Takto informeert de klant zonder onredelijke vertraging nadat een datalek met klantdata bij Takto bekend is geworden.
2. De melding bevat, voor zover beschikbaar, de aard van het incident, de betrokken gegevens, de vermoedelijke gevolgen en genomen of voorgestelde maatregelen.
3. Takto ondersteunt de klant redelijkerwijs bij meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen.

10. Rechten van betrokkenen

Als een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met Takto over klantdata, verwijst Takto die persoon waar passend door naar de klant. Takto ondersteunt de klant redelijkerwijs bij verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid.

11. Verwijdering en retour

Na beeindiging van de dienst verwijdert of retourneert Takto klantdata op verzoek van de klant, tenzij wettelijke verplichtingen, beveiliging, back-ups of gerechtvaardigde bewijsdoeleinden tijdelijke bewaring vereisen.

12. Informatie en controle

Takto verstrekt op redelijk verzoek informatie die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen. Audits of controles vinden plaats in overleg, op een manier die de veiligheid, vertrouwelijkheid en continuiteit van Takto en andere klanten beschermt.

13. Contact