Software voor servicebedrijven

Van storingsmelding naar een terugvindbaar servicebezoek

Een klant belt over een apparaat dat opnieuw uitvalt. Voor je iemand inplant, wil je weten om welk apparaat het gaat, wat eerder is gedaan en welke afspraken er met de klant bestaan. Die context hoort bij de melding, ook als een andere collega het bezoek uitvoert.

1. Registreer de melding met de juiste context. Koppel het serviceverzoek aan de klant en, waar relevant, aan het bedrijfsmiddel. Leg vast wat de klant meldt zodat de omschrijving beschikbaar blijft bij opvolging.
2. Bekijk eerdere werkzaamheden en afspraken. Raadpleeg de werkhistorie en contractinformatie. Bepaal vervolgens zelf welke opvolging nodig is en welk werk binnen de gemaakte afspraken valt.
3. Plan en beschrijf de uitvoering. Werk de melding uit naar een opdracht of werkrapportage. Noteer bij het bezoek wat is aangetroffen en uitgevoerd. Dat helpt bij een volgend bezoek en bij vragen van de klant.
4. Rond ook de administratie af. Houd de geregistreerde werkzaamheden bij de klant en opdracht. Controleer de te factureren uren en regels voordat je de factuur verstuurt.

Een contract is context, geen automatische beoordeling

Een vastgelegde serviceafspraak helpt om de juiste informatie te vinden. Je team blijft beoordelen of een storing, onderdeel of extra bezoek onder de afspraak valt. Zo houd je controle over wat je toezegt en factureert.

Assets & Service is een optionele verdieping binnen Takto. Je kunt beginnen met het dagelijkse werk en later bedrijfsmiddelen, serviceverzoeken en contracten toevoegen. Lees meer over serviceverzoeken beheren, werkrapportages en een servicebedrijf organiseren zonder zwaar ERP.