Een installatieklus van aanvraag tot onderhoud
Een klant vraagt om vervanging van een installatie. Je wilt de aanvraag uitwerken, een monteur inplannen en na uitvoering weten welke uren en materialen je kunt factureren. Als die informatie verspreid staat over e-mail, agenda en losse documenten, moet je bij iedere overdracht opnieuw zoeken.
- Maak het voorstel bij de klant. Leg contactpersonen vast en beschrijf de werkzaamheden in een offerte. Vermeld welke materialen en werkzaamheden in het bedrag zijn opgenomen. Met de visuele editor geef je het voorstel de huisstijl van je bedrijf.
- Werk het akkoord uit als opdracht. Zet een geaccepteerde offerte om naar een opdracht. Plan de werkzaamheden en houd bijbehorende documenten en uren bij elkaar. Zo heeft de administratie dezelfde opdracht als vertrekpunt als de uitvoering.
- Controleer het uitgevoerde werk. Bekijk geregistreerde uren en opdrachtregels voordat je een factuur maakt. Een afwijking van het voorstel kun je eerst beoordelen; het is niet nodig om alles rechtstreeks door te sturen naar de klant.
- Bewaar de onderhoudscontext. Gebruik je de optionele serviceonderdelen, leg de installatie dan vast als bedrijfsmiddel bij de klant. Latere meldingen en bezoeken kunnen zo naar diezelfde installatie verwijzen.
Voor installatie én terugkerende service
Bij een eenmalige klus zijn klanten, offertes, opdrachten en facturen vaak voldoende. Voor onderhoud aan bestaande installaties kun je bedrijfsmiddelen en servicewerk toevoegen. Je kiest de onderdelen die bij je werk passen, zonder alle servicegegevens voor elke kleine klus te hoeven invullen.
Bekijk hoe je installaties per klant beheert of lees over offertes en facturen in je eigen huisstijl. Takto ondersteunt de organisatie van je werk; technische berekeningen en certificering blijven onderdeel van je eigen vakproces.